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Aufbewahrungsfrist

Hinsichtlich der Aufbewahrung von „einfachen“ Urkunden gibt es keine spezifische gesetzliche Regelung für ZiviltechnikerInnen im Ziviltechnikergesetz (ZTG).

Sollte es sich bei den Unterlagen um "öffentliche" Urkunden handeln, so ist § 4 ZTG relevant. Danach sind einerseits elektronisch errichtete Urkunden und andererseits im Original beim/bei der ZiviltechnikerIn verbleibende auf Papier errichtete öffentliche Urkunden für die Dauer von 30 Jahren aufzubewahren.

Weiters besteht die Verpflichtung, die chronologischen Verzeichnisse als Beweismittel aufzubewahren. Eine Frist dafür enthält das Gesetz nicht explizit, sie sollten aber auch 30 Jahre aufbewahrt werden.
 

In Einzelverträgen bzw. Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden aber oftmals Aufbewahrungsfristen festgehalten und somit vertraglich vereinbart. Dabei besteht die Möglichkeit, sich dieser Aufbewahrungspflicht durch vorherige Übergabe der Unterlagen an den/die AuftraggeberIn zu entheben. Dies ist anhand des jeweiligen Vertrages zu beurteilen.

Darüber hinaus sind Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege gemäß § 132 Bundesabgabenordnung für die Dauer von zumindest 7 Jahren aufzubewahren. Diese Fristen laufen für die Bücher und die Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen vorgenommen worden sind, und für die Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Aufgrund des Betrugsbekämpfungsgesetzes 2010 gilt für hinterzogene Abgaben aber eine Verjährungsfrist von 10 Jahren, die sich auf maximal 12 Jahre verlängern kann. Wesentliche Dokumente (Verträge, Vereinbarungen, Bankbelege etc.) sollten daher 12 aufbewahrt werden.

Gemäß § 18 Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z. 9 lit. a UStG (dies betrifft Umsätze von Grundstücken im Sinne des § 2 Grunderwerbsteuergesetzes 1987) betreffen, 22 Jahre aufzubewahren.


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